GDPR

 INFORMARE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

OPERATORUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Kopserv Solutions SRL, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Mehedinti, nr. 10-12/1, înregistrată în România sub numărul J12/1517/2015 și având codul de identificare fiscală RO34543150 poate fi operatorul datelor cu caracter personal. Datele vor fi operate cu respectarea legislației în materia protecției datelor, fie pentru furnizarea de servicii sau produse în domeniile în care avem competențe, fie conform instrucțiunilor primite de la dumneavoastră în cazul în care suntem împuterniciți (conform Regulamentului UE 679/2016).

CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm pot include:

▪ Informații de contact, cum ar fi numele, denumirea postului, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail;

▪ Informații colectate din registre publice;

▪ Informații necesare într-un raport contractual cu Kopserv Solutions SRL;

▪ Informații necesare pentru îndeplinirea unor obligații legale (inclusiv eventuale acțiuni în instanță);

▪ Informații necesare pentru a răspunde unor cereri venite din partea autorităților.

MODALITATEA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Kopserv Solutions SRL poate prelucra datele cu caracter personal în anumite circumstanțe cum ar fi:

▪ Situația în care între noi și dumneavoastră sau compania pe care o reprezentați se desfășoară orice fel de raporturi juridice, printre care, dar nu limitat la ofertare, încheierea, negocierea, încetarea, executarea sau modificarea oricărui contract existent sau viitor;

▪ Situația în care cereți/cerem o ofertă din partea noastră/dumneavoastră sau a societății pe care o reprezentați pentru anumite produse sau servicii sau urmează să fim într-o relație de furnizare/achiziție produse sau servicii, printre care, dar nu limitat la achiziție/furnizare echipamente, achiziție/furnizare licențe, facturare și încasare, răspunsuri la reclamații precum și studii de satisfacție clienți;

▪ Situația în care punem bazele unei posibile colaborări;

▪ Situația în care, în situații specifice, colectăm datele cu caracter personal din registrele publice.

TEMEIURI JURIDICE PENTRU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Prelucrarea datelor cu caracter personal (colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea) va fi făcută conform următoarelor temeiuri juridice:

▪ În baza unui contract la care sunteți sau puteți fi parte (dumneavoastră sau compania pe care o reprezentați);

▪ În vederea îndeplinirii unei obligații legale;

▪ În scopul intereselor legitime ale Kopserv Solutions SRL, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate;

▪ În baza consimțământului persoanei vizate, care urmează a fi dat pentru unul sau mai multe scopuri specifice. Consimțământul trebuie să fie explicit, iar persoana vizată are dreptul de a retrage acest consimțământ în orice moment; legalitatea prelucrării pe baza consimțământului nu va fi afectată pe perioada în care acesta era valabil, urmând a produce efecte doar ulterior datei retragerii. Ulterior retragerii consimțământului, Kopserv Solutions SRL nu va mai permite prelucrarea datelor persoanei vizate, ele urmând a fi șterse, excepție făcând cazul în care prelucrarea este necesară pentru executarea contractelor sau în cazul unor interese legitime prevăzute în legislația relevantă.

SCOPURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Kopserv Solutions SRL foloseste date cu caracter personal în următoarele situații:

▪ În scopul evaluării conformării cu politicile și standardele noastre;

▪ În scopul exercitării drepturilor noastre, inclusiv punerea în aplicare a unor hotărâri judecătorești;

▪ În scopul desfășurării unei relații de afaceri;

▪ În scopul oferirii unor produse sau servicii;

▪ În scopul comunicării cu clienți sau posibili clienți;

▪ În scopul protejării securității și a gestionării accesului la sediile noastre, a sistemelor de comunicare și IT și a website-urilor;

▪ În scopuri de asigurare, conform legislației specifice din domeniul asigurărilor și reasigurărilor;

▪ În scopul identificării persoanelor autorizate în posibilele relații contractuale dintre noi și un client/furnizor/colaborator/beneficiar;

▪ În scop de marketing, chestionare feedback sau alte activități sau evenimente în cazul în care avem consimțământul dumneavoastră;

▪ În orice alt scop pentru care datele ne-au fost furnizate.

PARTAJAREA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Kopserv Solutions SRL poate partaja datele cu caracter personal în următoarele situații:

▪ La instrucțiunea dumneavoastră;

▪ Cu permisiunea dumneavoastră;

▪ Când există o cerință legală sau cereri venite de la autorități, instanțe judecătorești sau profesioniști ai ▪ dreptului în vederea constatării, exercitării, punerii în aplicare sau a apărării unui drept.

DATE CU CARACTER PERSONAL CU PRIVIRE LA ALTE PERSOANE FIZICE

Dacă ne furnizați date cu privire la o altă persoană fizică, cum ar fi un alt angajat sau o persoană cu care aveți relații contractuale, trebuie să vă asigurați că puteți face această divulgare și că noi putem folosi aceste date. În mod particular, persoana a cărei date le divulgați trebuie să cunoască identitatea noastră și modul în care ne poate contacta, precum și scopurile pentru care procesăm datele.

PĂSTRAREA SECURITĂȚII DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Măsurile tehnice și organizatorice pentru păstrarea securității datelor cu caracter personal sunt rezonabile și în conformitate cu cerințele legislației naționale și europene (Regulamentul UE 679/2016) privitoare la protecția datelor cu caracter personal.

TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL ÎN STRĂINĂTATE

Ca și regulă, nu transmitem datele cu caracter personal în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, dar în situații excepționale și doar în scopurile detaliate în prezentul document, datele dumneavoastră pot fi trimise în state recunoscute de către Comisia Europeană ca având un nivel adecvat de securitate și doar după inserarea clauzelor specifice.

ACTUALIZAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele existente în baza noastră de date pot fi actualizate oricând, în cazul în care acestea suferă modificări sau în cazul în care luați la cunoștință faptul că datele deținute de noi sunt incorecte. Nu răspundem pentru date cu caracter personal incorecte, neautentice, insuficiente sau incomplete care ne sunt furnizate.

PERIOADA DE STOCARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Kopserv Solutions a luat măsuri organizatorice și tehnice rezonabile pentru ștergerea datelor cu caracter personal. Datele sunt șterse atunci când ele nu mai sunt necesare sau când vă exercitați acest drept și Kopserv Solutions SRL nu mai are obligația legală de stocare a acestor date. Ca și excepție, Kopserv Solutions SRL va păstra datele cu caracter personal pentru o eventuală apărare a unui drept în justiție.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Kopserv Solutions SRL garantează respectarea drepturilor conferite de Regulamentul UE 679/2016:

1. Dreptul de acces la date, ceea ce înseamnă că se poate cere o confirmare din partea noastră legată de prelucrarea datelor cu caracter personal;

2. Dreptul de opoziție, ceea ce înseamnă că persoana vizată să se opună prelucrării datelor dacă există un temei legal;

3. Dreptul la rectificare, ceea ce înseamnă că, urmare a unei cereri din partea persoanei vizate, vom face orice corectări ale datelor inexacte;

4. Dreptul la ștergerea datelor/ dreptul de a fi uitat, ceea ce înseamnă că persoana vizată poate cere ștergerea datelor cu caracter personal în condițiile prevăzute de legislația în vigoare;

5. Dreptul la portabilitatea datelor, ceea ce înseamnă că persoana vizată poate primi datele personale într-un format structurat conform prevederilor legale în vigoare;

6. Dreptul la restricționarea prelucrării poate fi exercitat dacă: se contestă exactitatea datelor pe o anumită perioadă suficientă pentru verificarea datelor; dacă prelucrarea este ilegală, dar nu se dorește ștergerea datelor, ci doar restricționarea utilizării lor; în cazul în care datele persoanei vizate nu mai sunt necesare, însă sunt cerute de către aceasta pentru apărarea unui drept în instanță; sau dacă persoana vizată s-a opus prelucrării, pentru intervalul de timp cât se verifică dacă drepturile noastre legitime prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;

7. Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro), on-line sau la numărul de telefon 0318059211.

CUM NE PUTEȚI CONTACTA?

Dorim să rămânem ținem legătura așadar pentru orice întrebări, observații sau solicitări care pot apărea, ne puteți suna la numărul de telefon 0740093003 sau 0745069321, scrie la adresa de mail office@kopserv.ro sau la adresa P-ta 1 Mai nr.4-5, Cluj-Napoca, jud. Cluj, România.

Drepturile conferite de Regulamentul UE 679/2016 pot fi exercitate printr-o cerere scrisă, datată, semnată și transmisă către Kopserv Solutions SRL prin poștă la adresa P-ta 1 Mai 4-5, Cluj-Napoca, jud. Cluj sau pe adresa de e-mail: office@kopserv.ro